文字排列，字序是自左而右，行序是自上而下。其它款式如下：
1．页码
凡超过一页的文稿，每页都必须先标页码。页码用阿拉伯数码，写在右上角紧靠框线处。如印有文头、函头，也可标在地脚靠框线处，居中或在右下角均可。
2．标题
标题可以占一行，也可以上下各空一行，长文章的标题上下可以多空几行，甚至独占一页。
标题在一行里有两种写法。一是居中，字数少的，各字中间可以空格；二是前面空四格，字数过少不宜采取这种写法。
副标题是对正标题的补充，可以在前面加一个破折号；如果是新闻，有引题的，副题不加破折号。引题、正题、副题，开头排列不要纯齐。
小标题，即分题，也要写于一行居中，与正标题一样；上下可以空行，但不能超过正题所空行数。
标题字数过多，可以转行；转行时要照顾一行里词或词组的完整，又要在长短上搭配匀称。
3．作者署名
作者署名，不论个人还是单位，如系文章，就放在标题下面，占一行；如和标题隔一行，下面正文也要隔一行。署名在一行中要与标题对应而居中，名字是两个字，当中要空一格。如系机关应用文，署名与日期自有规定。下编要讲到。
4．正文
正文每个字占一格，标点也占一格；每段开头要空两格。
文章如分几大部分而不加小标题和序码时，为了醒目各部分之间可以空一行；用了小标题或序码，全文结尾无法加小标题或序码时，也可以空一行。
5．序码
文章分条目，要用序码，较常见的有如下几种：
(1)大写汉字(壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾)，小写汉字(一、二、三、四、五、六、七、八、九、十)。其中小写汉字数码最常用。
(2)天干(甲、乙、丙、丁、戊、己、庚、辛、壬、癸)，地支(子、丑、寅、卯、辰、巳、午、未、申、酉、戌、亥)。天干较常用。
(3)阿拉伯数码(1、2、3、4、5等)。
(4)拉丁文字母：大写(a、b、c、d、e等)，小写(a、b、c、d、e等)。
(5)罗马字码(iⅱⅲⅳvⅵⅶⅷⅸx)。
这些数码还可以加括号、方括号、圆圈等，再与编、章、节等配合，是用不完的，当然不要因此而“开中药铺”式地去著书写文章。
现在用得最多又经规定为标准的四级是：一、二、三、四， (一)、(二)、(三)、(四)，1、2、3、4，(1)、(2)、(3)、(4)。不够四级的可选用，超过的可增加。
6．引文
(1)段中引文：凡不是强调性的引文都写在行文之中。如果引的是原文、原话，要加冒号、引号；如引的是原意，只加冒号即可。
(2)提行引文：重要的、强调性的引文(有时是较长的引文)可提行引出，即另起一行，比正文缩两格，即开头缩四格，其他前后各缩两格，或前面缩两格，后面不缩。这是通用格式。另外也可以采取改换印刷字体而不缩格，或加引号提行不空格(只在开头空两格)的办法。这两种方式现已不多见。
7．附注
对正文中的一些词汇或引文出处要作说明时，用“附注”。在要注的词汇或引文右上角加“注码”，用小写阿拉伯数码加圈或加方括号，如①、②、③或[1]、[2]、[3]等。如果注释很少，也可以用[注]或米花*标出。附注大体有三种。
(1)夹注：简短的说明、注释，就写在欲注的词语、引文后面，用括号括住。因为就在段落当中，又叫“段中注”。如果数量多、注文长，不宜采用。
(2)脚注：即页中附注，把附注放在本页下端所谓“地脚”处，所以叫“脚注”。目前使用较普遍，因阅读方便。
(3)尾注：把附注集中在全文全书的末尾，或者把一章一节的附注集中在章节尾部，又叫“章节附注”。
8．时间、数字等的规范化写法
1987年1月1日国家语言文字工作委员会等七单位联合发布《关于出版物上数字用法的试行规定》，要求使用汉字和阿拉伯数字时体例统一。总的原则是：“凡是可以使用阿拉伯数字而又很得体的地方，均应使用阿拉伯数字。遇到特殊情形，可以灵活变通，但应力求保持相对统一。”1993年11月21日国务院办公厅发布修订的《国家行政机关公文处理办法》规定：“公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码”。两相对照就可以明了数字使用规范和在公文中的特殊要求。
(1)公历世纪、年代、年、月、日和时刻，应当使用阿拉伯数字，如，20世纪80年代，1987年1月1日7时30分；中华民国纪年和日本年号纪年也使用阿拉伯数字，如，民国38年(1949年)，昭和20年(1945年)等。
注意：年份不能简写，如1980年不能写作80年。夏历和中国清代以前历史纪年用汉字，如，正月初五，秦文公四十四年(公元前722年)。
公文中成文的年月日，一般用小写汉字书写。
(2)记数与计量(包括正负整数、分数、小数、百分比、约数等)，用阿拉伯数字。例如，415230，一25，l/16，4．5倍，34％，18万公里，4000克，200亿，45．5万元，50岁，12个月，125种，等。
注意：一个数值书写时要照顾上下文，不是出现在一组表示科学计量和具有统计意义数字中的一位数，可以用汉字。如，一个人，三本书，六条建议，读了九遍。
4位及4位以上数字，采取国际通用的三位分节法，节与节空半个阿拉伯数字，非科技专业书可以不分节，用“，”号分节不符合国际标准和国家标准，应废止。
一个用阿拉伯数字书写的多位数。不能移行。
公文中的分数，一般用汉字。
(3)引文标注中的版次、卷次、页码，除古籍要与所据版本一致外，应使用阿拉伯数字。如，*马克思、恩格斯： 《共产党宣言》，《马克思恩格斯全集》第4卷人民出版社1958年第1版第493页。
(4)数字作词素构成定型的词、词组、惯用语、缩略语或具有修辞色彩的语句，用汉字书写。例如，一律，十滴水，三叶虫，八国联军，十月革命，二万五千里长征，五四运动，二商局，第一书记，相差十万八千里。
(5)邻近的两个数字(一、二……九)并列连用，表示概数，要用汉字书写，两数字之间不要用顿号隔开。如，二三里，四五家，六七十吨，四十五六岁，七八十种，一千七八百元，十之八九。
(6)避免交代不清的时间概念。如“上月以前”“明年以后”等。
(7)关于数量的增加或减少，要注意以下概念：
a．增加为过去的二倍，即过去是一，现在为二；增加到过去的二倍，即过去为一，现在为二；增加二倍，即过去为一，现在为三，增加了二倍，即过去为一，现在为三。
b．超额80％，即原来是100，实际达到180；降低到80％，即原为100，现在只达到80；降低了80％，即原来为100，现在是20，
c．不可用“降低×倍”“减少×倍”的提法，只能用“降低百分之几”或“减少百分之几”。
(8)“左”的错误，左字要加引号；极左的左，不加引号。党的代表大会，如，八大，十二大，不加引号；“文化大革命”要加引号。
9．校对
书写之后要校对；打字、排印还要校对，除校对员校对外，重要文章或文件，执笔或书写的同志要亲自校对。
校对要有严肃认真的态度和一丝不苟的作风。古代叫“校雠”：
“一人读书，校其上下得谬误为校；一人持本，一人读书，若怨家相对为雠”([汉]应邵：《风俗通义》)。我们应该像对待敌人一样把错误之处“抓”出来、消灭掉。毛泽东同志1938年发表《抗日游击战争的战略问题》时，给中央军委编译处处长郭化若同志写信，特地提出：“校对须注意，你自己至少校一次。”
校对的方式有三种：
(1)对校法：原稿放左方，校样放右方，先看原稿后看校样，逐字逐句对下去。
(2)折校法：把原稿放在桌上，把校样上部折到背面，留下要校的那一行文字，然后压在原稿上，把校样上要校的那一行和原稿上相应的文字紧排在一起，进行校对。
(3)读校法：两人合作，一人读原稿，一人看校样。标点符号、另行、另起、空行、重点等都要读出来，进行校对。
10．书写十忌
一忌字迹潦草，二忌标点混乱，三忌规格不一，四忌生造汉字，五忌抄写不校，六忌外文草写，七忌铅笔抄改，八忌画改太乱，九忌符号不明，十忌加工不好。
(摘编于多种《编辑手册》)
(选自孙乃沅《干部写作讲义》，中央党校出版社1986年版；个别地方按孙乃沅《写作概论》，中央党校出版社1998年版， 做了改动。) 如果觉得《公文写作格式规范》文秘知识,文秘的工作内容,文秘工作职责,文秘写作不错，可以推荐给好友哦。