秘书资格认定公文写作：写好商务文书步骤(1)

　　步骤一：制定正确的行动目标

　　在撰写某一个商务文书之前，我们应该首先回到一个问题，即我们希望该文书的对象在收到文书之后采取怎样的行动;这个问题的答案也就是我们撰写商务文书的行动目标。

　　1.主动目标与被动目标

　　需要强调的是，这个行动的主体是收取商务文书的对方。因此，我们撰写商务文书说表达出来的意愿只能是一个“被动目标”，而对方的实际行动才是所谓的“主动目标”。

　　2.将被动目标转化为主动目标

　　正如前文中提到的单向沟通一样，大多数人在撰写商务文书时往往陷入到一个误区当中，即将自己的被动目标当成了主动目标——只关注自己的主观想法或者需要完成的工作任务，而忽略了接收文书的对方的感受。

　　认识到这样一个误区，将被动目标转变为主动目标，就需要在明确之前的第一个问题的基础上，再获取以下这个问题的答案：作为商务文书的撰写者的我们在乎什么?换而言之，我们从成功撰写商务文书、正确传递信息并获得对方实际行动的响应中，能够收获到什么成果。只有将我们在乎的内容与希望对方采取的行动形成一致，那么才能有效地把被动目标转化为主动目标。

　　【案例】

　　有关总经理组织召开公司全体秘书会议的邮件

　　在某公司中，总经理让其秘书组织全公司的秘书开会，要求她在确定时间和地点之后发一个邮件告知所有的秘书。

　　这个邮件实际上就是一个商务文书，相当于一个通知。在撰写这个邮件的过程中，我们可以分析得到：总经理秘书的行动目标是“让所有的秘书都得去开会”而不是简单地“通知每个秘书会议的时间和地点”。因此，邮件中仅仅明确了会议的时间和地点还不够，因为这样并不能确保所有秘书都按照要求来参会;而是应该进一步在邮件中要求所有秘书在会议前一个星期都对是否参加会议进行确认。

　　要写好这个商务文书，总经理秘书需要将其被动目标转化为主动目标：自己之所以在乎“所有秘书都按时参会”这个事情，是因为总经理交代自己组织这个会议，如果与会的秘书没有到齐，那么就意味着自己组织工作的失败;换而言之，自己希望在总经理面前有一个良好的表现，就需要确保会议顺利组织成功，而组织成功的标志之一就是人员来得比较齐，所以需要他们给自己一个能否与会的确认。

　　【自检1-1】

　　请判断出围绕以下事件而起草的商务文书的行动目标：

　　(1)某公司的一位销售人员以邮件形式向部门经理汇报上个月的销售任务完成情况;

　　(2)某公司人事部门的一位员工为收集所有员工升位之后的身份证号码而给所有公司员工群发邮件;

　　(3)某公司副总经理收到一封投诉客服部门张丽的投诉信，批评其恶劣的服务态度;为收集与该事件相关的信息，该副总经理着手给张丽发邮件，并抄送给其部门经理。

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　　参考答案1-1

　　(1)就本月的销售任务完成状况，请部门经理给与评价或者指正。如果销售任务完成得好，那么该销售人员希望其经理对其进行表扬;而如果销售任务完成得不好，那么该销售人员则希望经理可以予以理解。

　　(2)公司所有员工在规定的时间以其身份证号码为内容给该员工予以回复。

　　(3)希望张丽就这个事件的情况给与该副总经理一个反馈，了解事情的实际情况。