秘书资格认定公文写作：写好商务文书步骤(5)

　　步骤五：列出文章的大纲

　　在明确了商务文书的行动目标、正式程度、总体风格以及层次结构之后，撰写的的五个步骤就是列出文章的大纲。

　　1.列出大纲的好处和目的

　　由于现在计算机的广泛普及，撰写商务文书的这个步骤往往被大家所忽略，认为直接动笔开始撰写比较有效率。但我们需要明确的一点是，在撰写商务文书之前做列出大纲的工作实际上是磨刀不误砍柴功的环节。动笔之前如果先做出一个大纲，那么在撰写的过程中就能够有的放矢，相比较而言更加的容易。

　　撰写商务文书是一个“七分想，三分写”的过程，列提纲的过程实际上就是一个建立自己思维次序的过程;在合理的撰写次序确立了之后，具体内容的行文就是水到渠成的事情了。

　　2.具体的做法

　　利用大纲来有序地组织撰写者的思路，可以有以下两种方法：

　　提纲法

　　提纲法是很常见的一种列提纲的方法，实际上就是围绕商务文书的核心主旨，按照时间的顺序以及逻辑关系将主要内容全都罗列出来，然后往里边填充具体的内容。

　　辐射法

　　而辐射法，则是一种发散的思维方法，即撰写者从一个中心点出发，随性地把联想到的东西或者想法都集中在纸上。在这个过程中，一开始并不必着急去考虑其是否具有价值以及整理其这些想法的内在逻辑关系，当所有的想法都呈现出来之后，再将它们梳理清楚。

　　辐射法的好处在于不会漏掉撰写者任何一个想法，在西方也被称之为“脑力激荡法”或者“头脑风暴法”。

　　【案例1】

　　有关申请参加培训的邮件

　　某公司的一位财务人员想报名参加新会计制度的讲解培训班，但是由于最近公司在控制成本，原则上是不批准任何的培训申请的，所以她打算写一份邮件给其经理，让他批准并支持自己的请求。

　　对于这样一个商务文书而言，其行动目标很简单，就是这个财务人员希望其经理同意自己出去参加培训并支付培训费用;其结构层次可以采用行动结果式，即分别分析参加和不参加这个培训对公司而言所产生的帮助和损失。当然，层次结构也可以采用不并列式，即并列地分析自己应该参加这个培训的原因。

　　为达到这样的一个沟通目的，对于这个商务文书可以采用辐射法列出一个大纲：接收培训后在工作中可以减少出错、参加培训可以了解到新的合理避税方法以帮助公司节省成本支出、培训费用的问题、培训有利于员工的个人成长和发展、提高员工的满意度、提升员工对公司的忠诚度、形成公司良性的企业文化……