公文的体式是指公文的文体、构成要素及其在格式上的安排。公文其所以要有一定的体式，主要是为了保证公文的完整性、正确性与有效性，提高办事效率并为公文处理工作提供方便。
建国以来，为了摆脱旧的公文体式的影响，党和国家曾对公文体式作过多次规定和改革，从而使公文成为党政机关实施领导与管理的有力工具。建国之初，继承解放区革命政权机关公文体式的优点，中共中央办公厅于1950年4月印发了《关于文件纸型与格式的规定》。1951年，中央人民政府政务院颁布了《公文处理暂行办法》，其中第三章对公文体式作了具体规定。1955年，经中共中央批准的《中国共产党中央和省(市)级机关文书处理工作和档案工作暂行条例》的第二章中，对党委机关的文件体式作了规定。这一规定原则上也适用于军队和政府机关。此后，中共中央办公厅、国务院秘书厅又陆续作了一些修改和补充规定，使党和国家机关的公文体式得到统一和不断改进，方便了公文的处理、整理、保管和利用。例如，1956年以前，文件的书写方法不一致，有的自右至左竖写，有的自左至右横写;有的文件用纸规格不一，书写不注意留出装订线等，使机关的文件整理立卷工作发生困难。后来，为适应文字改革的要求，1956年1月，中共中央办公厅和国务院办公厅分别发出通知，文件一律改为自左至右，横写横排，左侧装订，并统一制定了文件用纸的规格要求。1958年，又通知改变格式过于死板的规定。除用纸尺寸、横写横排、左侧装订不变外，用纸格式可以根据文种和实际需要自行制定。
十年动乱期间，机关工作的秩序被打乱，文书工作制度也遭到破坏，公文体式的统一也失去了保证，甚至文件结构不完整，标注位置不规范，有的还忘记写上发文机关名称或不写发文日期等等。粉碎"四人帮"以后，机关工作重新得到整顿，文书工作制度也逐步恢复和健全起来。国务院办公厅于1981年2月、1987年2月和1993年11月先后三次修订发布了《国家行政机关公文处理办法》，都在第三章规定了国家机关的公文格式。中共中央办公厅也于1989年4月、1996年5月先后两次修订发布了《中国共产党机关公文处理条例》，对党的机关的公文格式，包括排版形式、用纸尺寸、装订要求以及公文版头的主要形式作了具体规定。国家技术监督局1989年9月5日发布了《国家机关公文格式》(GB9701-88)作为国家标准正式推行。该标准规定了机关公文通用的纸张尺寸、规格、书写形式和公文各组成部分的排列顺序、区域划分、字体字号等。并指出，它适用于我国各级党、政、军机关正式发布的公文，包括命令、指令、决定、决议、指示、布告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函及会议纪要，其他公文可参照执行。
另外，国家对公文拟稿稿纸格式也作了规定，1957年11月，国务院秘书厅在《关于对公文名称和体式问题的几点意见(稿)》中规定了拟稿用的公文稿纸的尺寸、格式的基本项目。1989年2月，国家技术监督局又批准公布了中华人民共和国国家标准《发文稿纸格式》(GB826-89)，规定了发文稿纸的标准格式，并从1989年9月1日起实施。指出，制定该标准的目的在于建立和健全我国国家机关文件格式的统一系统，简化和统一文件格式，以便于对文件有效、迅速、准确的生成和处理。
由于党和国家领导机关对公文体式规范发布了一系列法规性文件、公布了国家标准，因此，我国各级党政机关、社会团体和企事业单位在公文的拟稿、制发过程中，均应严格遵守这些规定。
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